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Subtareas y responsables

Las subtareas dividen una tarea en partes, cada una con sus propias horas, fecha de vencimiento y personas. Este artículo te muestra cómo agregar subtareas, cómo funcionan las horas con ellas y cómo se asigna a las personas.

Agrega subtareas al crear una tarea​

  1. En el formulario New Task Request o Create & Assign Task, baja a Subtasks y haz clic en Add Subtask.
  2. Escribe el nombre de la subtarea.
  3. Escribe sus horas, por ejemplo 4h o 2h 30m.
  4. Si quieres, elige una fecha de vencimiento y agrega una descripción.
  5. Elige quién la hará.
  6. Repite para cada parte del trabajo. Arrastra una subtarea desde su agarradera para cambiar el orden, o haz clic en el ícono de bote de basura para quitarla.

De forma predeterminada, cada subtarea necesita nombre, horas y al menos un responsable. Tu workspace también puede pedir fecha de vencimiento, o no pedir horas.

Captura de pantalla

La sección Subtasks del formulario de solicitud con dos subtareas, cada una con su nombre, horas, fecha de vencimiento y responsable.

Cómo funcionan las horas con subtareas​

Una tarea sin subtareas lleva sus propias horas. Cuando agregas subtareas, las horas pasan a las subtareas:

  • De forma predeterminada, las subtareas llevan todas las horas. El cuadro de horas de la tarea principal se oculta y el formulario dice "Hours are set per subtask. Main-task hours are disabled while this task has subtasks." El tiempo se registra entonces en cada subtarea.
  • Si tu workspace activa las horas de la tarea principal con subtareas, también puedes poner horas en la tarea principal, para coordinación y revisión. Se suman a las de las subtareas.

El Total Requested del resumen es la suma de las horas de la tarea principal y de todas las subtareas.

Horas para todo, o por persona​

Junto a las horas de la tarea principal y de cada subtarea hay dos botones pequeños con íconos. Pasa el cursor sobre ellos para ver qué hacen:

  • El ícono de una persona (toda la tarea o subtarea): las horas son una sola cantidad compartida entre todos.
  • El ícono de grupo (por responsable): las horas se dan a cada persona. TaskFlow las multiplica por el número de responsables, por ejemplo 2h × 3 responsables = 6h en total.

Responsables​

  • Miembros: en New Task Request, las personas que eliges en Assignee y en cada subtarea son una sugerencia. En la página de la tarea aparecen en SUGGESTED hasta que la tarea se aprueba. Quien aprueba puede dejarlas o cambiarlas, y cada fila debe tener a alguien antes de poder aprobarse.
  • Managers: en Create & Assign Task, las personas en Assign To quedan asignadas de inmediato.

Después de la aprobación, la columna ASSIGNED TO de la tabla Subtasks & Assignments muestra quién está en cada fila.

Trabaja con subtareas en la página de la tarea​

La tabla Subtasks & Assignments de la página de la tarea muestra cada subtarea con su fecha de vencimiento, las horas solicitadas, aprobadas y registradas, y las personas asignadas.

  • Haz clic en el círculo al inicio de una fila para marcar una subtarea como terminada. Haz clic otra vez para deshacerlo.
  • Usa All, Open y Completed arriba de la tabla para filtrar la lista.
  • Inicia un timer en una sola subtarea con el botón de timer de su fila. Consulta Usa el timer.

Cuando la tarea se termina, se cancela o se rechaza, ya no se pueden marcar subtareas.

Agrega o cambia subtareas después​

Miembros:

  1. Abre la tarea y haz clic en el lápiz junto al título.
  2. Haz clic en Add Subtask, o cambia los nombres, horas o personas de las filas que ya existen.
  3. Haz clic en Submit for Approval y luego en Submit Request.

Según la configuración de aprobaciones de tu workspace, el cambio espera a un aprobador o aplica de inmediato.

Managers: haz clic en Add Subtask debajo de la tabla, llena el título, las horas y el responsable, y haz clic en Save.

Los elementos de checklist no tienen subtareas. Si algo necesita dividirse, hazlo tarea. Consulta Checklists y elementos de checklist.

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