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Solicita una tarea, o créala y asígnala

Este artículo te muestra cómo pedir una tarea nueva y cómo los managers crean una tarea y la asignan de inmediato.

Qué formulario te toca​

TaskFlow tiene dos formularios para tareas nuevas. El que se abre depende de tu rol:

  • Los miembros ven New Task Request. Describes el trabajo y lo mandas a un manager, que lo aprueba.
  • Los managers ven Create & Assign Task. La tarea se crea y se asigna de inmediato, sin paso de aprobación.

Solicita una tarea​

  1. Haz clic en My Tasks & Requests en el menú lateral y luego en New Request. O abre una lista y haz clic en New Task; así la lista ya viene llena.
  2. Si quieres, elige una plantilla en Start from a template para llenar el formulario. Consulta Plantillas de tareas.
  3. Escribe el Task Name y una Description del trabajo. Agrega una Justification si quieres explicar por qué se necesita.
  4. Elige Task Type, Priority y Department.
  5. En Send to Manager, elige quién la debe aprobar.
  6. En Location, elige el space, proyecto y lista donde va la tarea.
  7. En Assignee, elige quién hará el trabajo. Puedes ser tú.
  8. Escribe las horas que crees que tomará, por ejemplo 4h o 2h 30m. Agrega una Due Date si la hay.
  9. Si el trabajo tiene partes, agrega Subtasks. Consulta Subtareas y responsables.
  10. Haz clic en Submit for Approval.
Captura de pantalla

El formulario New Task Request, con el Request Summary y el botón Submit for Approval a la derecha.

El Request Summary de la derecha muestra lo que estás pidiendo, incluido el total de horas en Total Requested.

Si sales de la página, tu borrador se guarda en este dispositivo y se recupera cuando regresas.

Qué es obligatorio​

Los campos con asterisco rojo son obligatorios. El Task Name y el space, proyecto y lista siempre lo son. Lo demás lo decide tu workspace. De forma predeterminada se piden la descripción, las horas, un responsable y un manager que apruebe.

Una tarea sin horas: si tu workspace no pide horas, puedes dejarlas vacías. La tarea simplemente queda sin estimación.

Más opciones del formulario​

  • Make this task private: oculta la tarea a todos excepto admins, managers, tú, los responsables y quien agregues en Extra users with access.
  • Repeat (recurring task): convierte la solicitud en una tarea recurrente. Consulta Tareas recurrentes.
  • Attachments: agrega archivos. Se suben cuando envías la solicitud.
  • Deliverables: si tu workspace usa productos y entregables, vincula la tarea con ellos. Consulta Productos y entregables.

Qué pasa después​

Si tu workspace pide aprobación para tareas nuevas, tu solicitud aparece como Pending en My Tasks & Requests y al manager le llega un aviso. Si no la pide, la tarea se crea de inmediato y queda lista para trabajar.

Mientras la solicitud espera, ábrela y haz clic en Edit para cambiarla, o en Cancel Request para retirarla. Si el manager pide cambios, haz clic en Edit & Resubmit, actualiza la solicitud y haz clic en Resubmit for Approval.

Consulta Cómo funcionan las aprobaciones.

Crea y asigna una tarea (managers)​

  1. Haz clic en Tasks & Approvals en el menú lateral y luego en New Request. O abre una lista y haz clic en New Task.
  2. Se abre el formulario Create & Assign Task. Llena los datos de la tarea, la ubicación, las horas y las subtareas, como se explica arriba.
  3. En Assign To, elige a las personas que harán el trabajo.
  4. Haz clic en Create & Assign Task.

La tarea queda aprobada y asignada al momento, y a los responsables les llega un aviso. Los campos obligatorios de tu workspace también aplican aquí, menos el manager que aprueba: el aprobador eres tú.

Captura de pantalla

El formulario Create & Assign Task, con la sección Assignment y el botón Create & Assign Task.

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