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Estatus personalizados para un space (admin)

Este artículo te muestra cómo darle a un space su propio conjunto de estatus, para que sus tareas sigan el flujo real de tu equipo (por ejemplo "Redacción", "En revisión", "Publicado").

Los owners, admins y managers pueden cambiar los estatus. Todos los spaces empiezan con los estatus predeterminados hasta que los personalizas.

Abre la configuración de estatus​

  1. En el menú lateral, haz clic en Spaces.
  2. Haz clic en la pestaña Statuses.
  3. Haz clic en el space que quieres cambiar.

Verás los estatus actuales del space, agrupados en cuatro categorías.

Captura de pantalla

La pestaña Statuses de Space Management, con un space seleccionado y sus estatus agrupados en Not Started, Active, Done y Closed.

Las cuatro categorías​

Cada estatus pertenece a una categoría. La categoría le dice a TaskFlow qué significa el estatus:

  • Not Started: el trabajo no ha empezado.
  • Active: el trabajo está en curso.
  • Done: el trabajo está terminado.
  • Closed: la tarea se detuvo sin terminarse.

Un space necesita al menos un estatus Not Started, uno Active y uno Done.

Agrega un estatus​

  1. Haz clic en Add Status.
  2. Escribe un nombre en Status name....
  3. Haz clic en el cuadro de color para elegir un color.
  4. Elige su categoría.
  5. Opcional: marca Reason si las personas deben explicar por qué mueven una tarea a este estatus. En el Kanban Board se les pide el motivo antes de guardar el cambio.
  6. Haz clic en Save Changes.

Un space puede tener hasta 20 estatus. Los nombres no se pueden repetir y deben tener 50 caracteres o menos.

Renombra, reordena o quita​

  • Renombrar: haz clic en el nombre y escribe uno nuevo. Las tareas que ya están en ese estatus se quedan ahí, con el nombre nuevo.
  • Reordenar: arrastra un estatus desde la manija de la izquierda. El orden define el orden de las columnas en el Kanban Board.
  • Quitar: pasa el cursor sobre el estatus, haz clic en el ícono de bote de basura y luego en Remove.

Cuando termines, haz clic en Save Changes, o en Cancel para deshacer tus cambios.

Mueve tareas entre tus estatus​

Abre el space en el menú lateral y luego abre el Kanban Board. Cada estatus es una columna. Arrastra una tarea de una columna a otra para cambiar su estatus.

Qué puede hacer cada quien:

  • Los miembros pueden mover una tarea a un estatus Active o Done.
  • Los owners, admins y managers pueden mover una tarea a cualquier estatus.

Si una tarea tiene un estatus que ya no está en el conjunto, aparece en una columna Unmapped del tablero.

Conserva los estatus de aprobación​

La primera vez que personalizas un space, la lista empieza con los estatus predeterminados. Conserva Pending, Changes Requested, Approved y Rejected. Las solicitudes nuevas y las aprobaciones los siguen usando, aunque el space esté personalizado. Puedes cambiarles el nombre y el color.

Reutiliza un conjunto de estatus con plantillas​

Arriba de la lista de estatus hay dos botones:

  • Save as Template: guarda los estatus actuales de este space con el nombre que elijas, para reutilizarlos. Guarda tus cambios primero; los cambios sin guardar no se incluyen.
  • Apply Template: abre Apply Status Template. Busca una plantilla (puedes escribir en Search templates...) y haz clic en Apply. Los estatus del space se reemplazan por los de la plantilla. Las tareas cuyo estatus también está en la plantilla lo conservan; las demás aparecen en la columna Unmapped del tablero.

Para borrar una plantilla que guardaste, pasa el cursor sobre ella en Apply Status Template, haz clic en el bote de basura y luego en Confirm.

Regresa a los predeterminados​

Haz clic en Revert to Defaults en la parte de arriba del panel. El space vuelve a los estatus estándar.

Consejos​

  • Renombra antes de quitar. Al renombrar, las tareas se quedan donde están; al quitar un estatus, sus tareas quedan sin columna.
  • Mantén la lista corta. Unos cuantos estatus claros son más fáciles de usar que muchos parecidos.

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