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Plantillas, y cómo pedir que se comparta una

Una plantilla es una tarea que ya armaste y guardaste para volver a empezar desde ella. Este artículo te muestra cómo usar una plantilla, hacer las tuyas y pedir que se comparta una con tu equipo.

Si no ves plantillas en ningún lado, tu workspace las desactivó. Un admin o manager puede volver a activarlas: en el menú lateral, haz clic en Workspace y marca Task Templates en la pestaña General.

Empieza una tarea desde una plantilla​

  1. Empieza una tarea nueva. Consulta Solicita o crea una tarea.
  2. En la parte de arriba del formulario, en Start from a template, elige una plantilla.
  3. El formulario se llena solo. Revísalo y cambia lo que necesites.
  4. Envía la tarea como siempre.

Nada queda bloqueado. La plantilla solo llena el formulario, y la tarea sigue las reglas de aprobación normales de tu workspace.

También puedes elegir una plantilla en Quick Add. Consulta Quick Add.

Captura de pantalla

La parte de arriba del formulario New Task Request, con la lista Start from a template abierta y los grupos Shared, Space templates y Just me.

Quién puede ver una plantilla​

Hay tres tipos de plantillas:

  • Whole workspace: todos en el workspace pueden usarla. Aparece en Shared.
  • A space: pensada para un solo space. Aparece en Space templates. Al elegirla, también se selecciona ese space.
  • Just me: solo tú puedes verla y usarla.

Cualquiera puede hacer una plantilla Just me. Solo los owners, admins y managers pueden crear plantillas Whole workspace o A space.

Haz una plantilla​

  1. En el formulario de tarea nueva, haz clic en Manage templates.
  2. Haz clic en New template.
  3. Llena:
    • Template name: lo que verás en la lista, como "Reporte semanal para cliente".
    • Who can use this: Just me, A space o Whole workspace.
    • Task title y Description de las tareas que va a crear.
    • Priority y Est. hours.
    • Deadline: el número de días después de crear la tarea. Déjalo vacío para no poner fecha, o escribe 0 para el mismo día.
    • Location (opcional): marca Remember a space / project / list para llenar a dónde van las tareas.
    • Subtasks: haz clic en Add subtask por cada una, con sus horas.
  4. Haz clic en Create template.

Sobre las horas: Est. hours es el tiempo de la tarea principal, no el total. Cada subtarea lleva sus propias horas, que se suman aparte. No pongas el total de toda la tarea en Est. hours, o las horas se contarán dos veces.

Los managers también pueden guardar una tarea existente como plantilla. Abre la tarea y haz clic en Save as Template. Ponle un nombre y queda compartida con todo el workspace.

Pide que se comparta tu plantilla​

Si eres miembro, no puedes compartir una plantilla directamente, pero puedes pedir que se comparta. No tienes que hacer una copia ni llenar un formulario: la plantilla que ya tienes es la solicitud.

  1. Haz clic en Manage templates.
  2. Busca tu plantilla en Just me y haz clic en Ask to share.
  3. Elige Whole workspace o A space. Si es un space, elige cuál.
  4. Haz clic en Send request.

Mientras tu solicitud está abierta, la plantilla muestra "Waiting on a manager to share this with the workspace." Los managers que la revisan pueden ver la plantilla. Puedes seguir usándola, y puedes hacer clic en Withdraw para cancelar la solicitud.

Si rechazan la solicitud, no cambia nada. La plantilla sigue siendo tuya y la puedes seguir usando. Si el manager dio un motivo, aparece debajo de la plantilla.

Revisa las solicitudes para compartir (managers)​

Las solicitudes para compartir les llegan a las personas que aprueban spaces, proyectos y listas nuevos.

  1. En el menú lateral, haz clic en Spaces.
  2. Haz clic en la pestaña Approvals.
  3. En Template share requests, revisa el título, la prioridad, las horas y las subtareas de la plantilla.
  4. Haz clic en Share it para compartirla, o en Keep it private para rechazarla. Puedes agregar un motivo, que verá la persona que la pidió.

La persona que la pidió recibe una notificación en los dos casos.

Edita o elimina una plantilla​

En Manage templates, usa el botón de lápiz para editar una plantilla y el de bote de basura para eliminarla. Puedes editar y eliminar tus propias plantillas Just me. Las plantillas compartidas solo las pueden cambiar los owners, admins y managers.

Consejo: para configurar una tarea recurrente a partir de una plantilla, haz clic en el ícono de repetir junto a ella en Manage templates. Consulta Tareas recurrentes.

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