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Organiza el trabajo en spaces, proyectos y listas (admin)

Este artículo explica cómo TaskFlow organiza el trabajo y te muestra cómo crear spaces, proyectos y listas para tu equipo.

Cómo funciona la estructura​

Cada tarea vive en una lista. Las listas se agrupan en proyectos, y los proyectos se agrupan en spaces:

Space › Proyecto › Lista › Tarea

Por ejemplo, un space puede ser un departamento ("Marketing"), un proyecto puede ser una campaña o un cliente ("Lanzamiento de primavera") y una lista puede ser una etapa o tipo de trabajo ("Publicaciones en redes").

La estructura aparece en la sección Spaces del menú lateral. Haz clic en cualquier space, proyecto o lista para ver sus tareas, o haz clic en All Tasks para ver todo.

Crea un space​

  1. En el menú lateral, haz clic en el + junto al título Spaces (o abre Spaces y haz clic en Add Space).
  2. En Create Space, escribe un Name.
  3. Si quieres, define un Task ID Prefix de 2 a 5 letras mayúsculas, como MKT. Así las tareas de ese space tendrán IDs cortos como MKT-1 o MKT-42.
  4. Agrega una Description y, si quieres, elige un Color y un Icon.
  5. Haz clic en Create.
Captura de pantalla

La ventana Create Space con un nombre, un Task ID Prefix, y un color e ícono seleccionados.

Agrega un proyecto y una lista​

  1. En el menú lateral, pasa el cursor sobre el space y haz clic en el botón ⋯ (o haz clic derecho sobre el space).
  2. Elige Add Project, escribe un Name y haz clic en Create.
  3. Pasa el cursor sobre el nuevo proyecto, haz clic en ⋯ y elige Add List.
  4. Escribe un Name y haz clic en Create.

Tu lista ya está lista para recibir tareas. Ábrela y haz clic en New Task para agregar una.

Edita o archiva​

Usa el mismo menú ⋯ para Edit Space, Edit Project o Edit List, o para archivarlo (Archive Space, Archive Project, Archive List). Archivar oculta el elemento sin borrar sus tareas.

Haz algo privado​

Al crear o editar un space, proyecto o lista, puedes marcar Private. Un elemento privado queda oculto para todos excepto los admins, los managers y las personas a las que les des acceso.

Qué pueden hacer los miembros​

Los miembros pueden usar la estructura, pero no cambiarla directamente. Si tu workspace tiene activado Space / Project / List creation en Approval requirements, los miembros ven opciones como Request new Space y Request new List. Su solicitud le llega a un manager, que la aprueba o la rechaza.

Consejos​

  • Mantenlo simple. Unos cuantos spaces con nombres claros son más fáciles de usar que muchos niveles.
  • Pasa el cursor sobre cualquier space, proyecto o lista y haz clic en la estrella para agregarlo a tus favoritos.