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Prioridad, fechas y horas de entrega

Este artículo te muestra cómo definir la prioridad y la fecha de entrega de una tarea, agregar una hora de entrega opcional y cambiarlas después.

Las cuatro prioridades​

Cada tarea tiene una de cuatro prioridades: Urgent, High, Normal y Low. Las tareas nuevas empiezan en Normal.

Urgent cambia cómo funciona la tarea, no solo cómo se ve:

  • La tarea muestra una etiqueta URGENT.
  • Se puede registrar tiempo en ella antes de que esté aprobada.
  • Cualquier persona del workspace puede registrar tiempo en ella, no solo quienes están asignados.
  • No se detiene al llegar a sus horas aprobadas. Consulta Horas aprobadas.

Cuando una tarea sube a High o Urgent, a sus responsables les llega un correo. Usa Urgent solo para trabajo que de verdad no puede esperar.

Defínelas en una tarea nueva​

  1. En el formulario New Request (o Create & Assign Task si eres manager), elige una Priority.
  2. En Due Date, elige una fecha.
  3. Si quieres, elige una hora en el cuadro junto a la fecha. El cuadro de hora solo funciona cuando ya hay una fecha.
  4. Termina el formulario como siempre.

La fecha de entrega es opcional, a menos que tu workspace la pida. Si la pide, no puedes enviar el formulario sin ella.

Las tareas recurrentes usan una Start Date y una End Date opcional en lugar de fecha de entrega. Consulta Tareas recurrentes.

Captura de pantalla

El menú Priority y el campo Due Date con su cuadro de hora opcional en el formulario New Request.

Cómo funciona la hora de entrega​

La hora de entrega es opcional. Si la defines, la tarea muestra la fecha y la hora, por ejemplo "at 2:00 PM".

  • Sin hora, la tarea se vuelve vencida cuando termina su fecha de entrega.
  • Con hora, se vuelve vencida en cuanto pasa esa hora, en la zona horaria de tu workspace.

Cambia la fecha de entrega de tu tarea​

Si tú solicitaste la tarea:

  1. Abre la tarea. Junto a Estimated Due Date, haz clic en el lápiz (Change due date / time).
  2. Cambia la fecha, la hora o ambas.
  3. Si la tarea todavía no está aprobada, haz clic en Save. El cambio aplica de inmediato.
  4. Si la tarea ya está aprobada, puedes escribir un motivo para tu manager. Luego haz clic en Request change.

Si tu workspace pide aprobación para editar tareas, una tarea aprobada conserva su fecha anterior hasta que se apruebe el cambio. Si no la pide, el cambio aplica de inmediato.

No puedes cambiar la fecha de entrega de una tarea terminada, cancelada, archivada o eliminada.

Cambia la prioridad de tu tarea​

  1. Abre la tarea y haz clic en el lápiz (Edit task fields (requires approval)).
  2. Elige una nueva prioridad en el menú de arriba. Aquí también puedes cambiar la Estimated Due Date y su hora.
  3. Haz clic en Submit for Approval.

Esto sigue la misma regla que cualquier otra edición de tarea: espera aprobación solo si tu workspace la pide. Consulta Cómo funcionan las aprobaciones.

Para managers​

En la página de la tarea, haz clic en el lápiz (Edit task):

  • Elige una nueva prioridad en el menú Priority. Se guarda de inmediato.
  • Cambia la Estimated Due Date y luego haz clic en Done editing.

En una tarea recurrente, TaskFlow te pregunta a qué ocurrencias aplica la nueva fecha: This instance only, Future instances only o This and all future instances.

En la Table view de Tasks & Approvals o My Tasks & Requests, los managers también pueden hacer clic en la celda Priority o Due Date de una tarea para cambiarla ahí mismo. Los miembros pueden cambiar la celda Priority en las tareas que tienen asignadas.

Recordatorios y avisos de vencimiento​

  • Los responsables reciben un recordatorio Due Date Approaching cuando una tarea vence dentro del siguiente día.
  • Cuando una tarea pasa su fecha de entrega sin terminarse, sus responsables y su manager reciben un aviso Task Overdue, una sola vez.

Puedes activarlos o desactivarlos en tu configuración de notificaciones. Consulta Notificaciones.

Encuentra tareas por prioridad o fecha​

En My Work, haz clic en Filters. Usa Priority para ver solo algunas prioridades, o Due Date para ver las tareas Overdue, las que vencen Today, This Week o Next Week, o las que tienen No Date. También puedes ordenar la lista por Priority o Due Date.

Las subtareas también pueden tener su propia fecha de entrega. Consulta Subtareas y responsables.

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