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Tareas recurrentes

Este artículo te muestra cómo configurar una tarea que se repite según un calendario, como un reporte semanal, y explica qué pasa cada vez que vuelve a tocar.

Cómo funciona una tarea recurrente​

Una tarea recurrente es una sola tarea que vuelve a empezar en cada nueva fecha. TaskFlow no crea una copia nueva cada vez. En cada fecha de ocurrencia, al inicio del día en la zona horaria de tu workspace, la misma tarea:

  • Regresa a To Do.
  • Desmarca sus subtareas.
  • Recibe una nueva fecha de entrega: el día en que empieza la ocurrencia.
  • Suma a sus horas aprobadas las horas de una ocurrencia más.

Los comentarios, los archivos adjuntos y el tiempo ya registrado se quedan en la tarea. La tarea muestra una etiqueta Recurring con el número de ocurrencia, por ejemplo Recurring #4.

Configura una tarea recurrente​

  1. Empieza una tarea nueva como siempre. Consulta Solicita o crea una tarea.
  2. Llena el nombre, la descripción, la ubicación y las personas.
  3. Activa Repeat (recurring task).
  4. Escribe las horas de una ocurrencia. La etiqueta muestra el periodo, por ejemplo Main Task Hours (per week).
  5. En Frequency, elige Daily, Weekly, Bi-Weekly, Monthly o Custom…. Con Custom…, escribe un número y elige Days, Weeks o Months, por ejemplo cada 3 semanas.
  6. Elige una Start Date. Si quieres, elige una End Date. Después de esa fecha la tarea deja de repetirse.
  7. Envía el formulario.
Captura de pantalla

El formulario New Task Request con Repeat (recurring task) activado, mostrando las horas y los campos Frequency, Start Date y End Date.

Salta los fines de semana​

En las tareas Daily, y en las Custom… contadas en Days, verás Skip weekends (Mon–Fri only). Viene marcado de forma predeterminada. Una ocurrencia que caería en sábado o domingo se pasa al lunes. Desmárcalo si la tarea de verdad se hace todos los días.

Las horas son por ocurrencia​

Las horas que escribes son para una ocurrencia, no el total. Cada nueva ocurrencia las vuelve a sumar. Por ejemplo, 2 horas en una tarea semanal le dan a la tarea 2 horas más cada semana. Las horas que no se usan en una ocurrencia siguen disponibles en la siguiente.

Si las horas dan más de 12 por persona por día hábil, el formulario te avisa. Normalmente significa que se escribió un total por error.

En la página de la tarea, una nota muestra las últimas 4 semanas: cuánto se registró contra lo que esas semanas permitían. Las tareas mensuales muestran las últimas tres ocurrencias. Si se registró más de lo permitido, quizá haya que actualizar las horas por ocurrencia.

Aprobación​

Si tu workspace requiere aprobación para Recurring schedules, tu tarea recurrente va primero a un manager. La aprobación es una sola vez: cuando se aprueba, la tarea empieza y se repite sola. Si no se requiere aprobación, o si la configura un manager, empieza de inmediato.

Cambia una tarea recurrente (managers)​

Los managers y los aprobadores de tareas pueden cambiar el calendario:

  1. Abre la tarea.
  2. Haz clic en Edit schedule, junto a la etiqueta Recurring.
  3. Cambia las horas por ocurrencia, las personas o la frecuencia.
  4. Haz clic en Save Schedule.

Los cambios aplican a partir de la siguiente ocurrencia. La ocurrencia actual conserva sus horas.

Si tu workspace requiere aprobación para Recurring schedules, los miembros no pueden subir las horas de una tarea recurrente que ya está corriendo, pero sí pueden bajarlas. Si necesitas más tiempo, pídeselo a tu manager o usa Ask for more time. Consulta Pide más horas.

Detén una tarea recurrente​

  1. Abre la tarea.
  2. Haz clic en el ícono ámbar de repetir en la parte de arriba de la tarea (Stop recurrence).
  3. Confirma.

La tarea se queda como está, pero ya no vuelve a empezar. Una tarea también deja de repetirse después de su End Date.

No elimines una tarea recurrente para detenerla. TaskFlow no lo permite y te ofrece Stop the recurring schedule, porque eliminar la tarea no termina el calendario.

De forma predeterminada, solo los owners, admins y managers pueden detener una tarea recurrente. Tu workspace puede permitir que lo haga cualquiera con permiso de edición.

Convierte una tarea existente en recurrente​

Los managers pueden abrir una tarea, hacer clic en el botón de lápiz para editarla y luego hacer clic en el ícono de repetir en la parte de arriba de la tarea (Make recurring). Se abre un formulario de tarea nueva, lleno con los datos de esa tarea, para que configures el calendario.

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