Archivar, eliminar y restaurar una tarea
Este artículo te muestra cómo archivar o eliminar una tarea que ya no necesitas, cómo encontrarla de nuevo y cómo recuperar una tarea eliminada.
¿Archivar o eliminar?
- Archivar guarda la tarea aparte. Desaparece de tus listas habituales, pero se conserva.
- Eliminar manda la tarea a la papelera. Se puede recuperar durante 30 días. Después se borra para siempre, junto con el tiempo registrado en ella.
Si una tarea ya terminó pero puede que la necesites después, archívala en lugar de eliminarla.
Pide archivar o eliminar una tarea
- Abre la tarea.
- Haz clic en Request Archive o Request Delete.
- Si quieres, escribe un motivo para tu manager.
- Haz clic en Submit Request.
La tarea ahora muestra Archive Pending o Delete Pending, y a tu manager le llega un aviso. Recibirás una notificación cuando la apruebe o la rechace. Para retirar la solicitud, haz clic en la X junto a Archive Pending o Delete Pending.
Si tu workspace no pide aprobación para archivar (o eliminar), la tarea se archiva (o se elimina) en cuanto envías. Consulta Qué necesita aprobación.
Si la tarea todavía no se aprueba (sigue en Pending), no verás estos botones. Haz clic en Cancel Request para retirarla. Una solicitud cancelada se borra para siempre después de 30 días.
La página de una tarea con los botones Request Archive y Request Delete, y la ventana Request Delete con su cuadro de motivo.
Antes de eliminar una tarea
Puede que TaskFlow se detenga a confirmar contigo primero:
- This task has logged time: la ventana muestra cuánto tiempo hay registrado y quién lo registró. Ese tiempo se borra con la tarea después de 30 días, y también desaparece de Timesheets y de los reportes. Haz clic en Keep the task, en Move the time first para abrir la tarea y mover el tiempo, o en Delete anyway.
- This is a recurring task: eliminar una tarea recurrente no termina la serie. El calendario de repetición simplemente la volvería a crear. Mejor haz clic en Stop the recurring schedule. Consulta Tareas recurrentes.
Encuentra tareas archivadas y eliminadas
Las tareas archivadas y eliminadas no aparecen en tus listas de forma predeterminada. Para verlas:
- Ve a My Tasks & Requests (o a Tasks & Approvals si eres manager).
- Abre el filtro Status.
- Marca Archived, Deleted o ambos.
Una tarea eliminada muestra cuántos días faltan para que se borre, por ejemplo "Auto-deleted in 12 days".
Restaura una tarea eliminada
- Abre la tarea eliminada.
- Haz clic en Request Restore.
- Si quieres, escribe un motivo y haz clic en Submit Request.
La tarea muestra Restore Pending hasta que un manager decida. Si tu workspace no pide aprobación para eliminar, la tarea se restaura de inmediato. Una tarea restaurada ya no está en la papelera y no se borrará a los 30 días. Regresa con el estatus Archived. Para volver a trabajar en ella, restáurala una vez más (ve abajo).
Restaura una tarea archivada
Abre la tarea archivada y haz clic en Request Restore (los managers hacen clic en Restore). Cuando se aprueba, o de inmediato si tu workspace no pide aprobación para archivar, la tarea regresa al estatus que tenía antes de archivarse.
Elimina una tarea para siempre
Una tarea eliminada se borra para siempre a los 30 días. Para quitarla antes, ábrela y haz clic en Request Permanent Delete, luego en Submit Request. Siempre va a un manager, sin importar la configuración de tu workspace, porque no se puede deshacer. Cuando se aprueba, la tarea y el tiempo registrado en ella se borran.
Para managers
En la página de la tarea, los managers ven los botones Archive y Delete. Confirma en la ventana que se abre. El cambio aplica de inmediato, y a quien la solicitó y a sus responsables les llega un aviso.
En una tarea eliminada, los managers ven:
- Restore, para sacarla de la papelera.
- Delete Permanently, para borrarla en ese momento. No se puede deshacer.
Cuando alguien pide archivar, eliminar o restaurar una tarea, un recuadro arriba en la tarea muestra quién lo pidió y por qué, con Approve y Deny. Consulta Aprobar, rechazar o pedir cambios.