Tracking: horas, presupuestos y estimaciones
Este artículo te muestra cómo leer la página Tracking: cómo avanzan las tareas de tu equipo, cómo se comparan las horas registradas con las aprobadas y qué tan buenas son tus estimaciones.
Abre la página
En la barra lateral, haz clic en Tracking.
Los managers ven todas las tareas del workspace. Los miembros también pueden abrir la página, pero solo ven las tareas que crearon o que tienen asignadas.
La parte de arriba de la página Tracking, con la barra de filtros, las cinco tarjetas de resumen y las cuatro gráficas debajo.
La página tiene dos partes, cada una con sus propios filtros: gráficas y estimaciones arriba, y horas por tarea abajo.
Filtra la parte de arriba
La barra de filtros de arriba controla las tarjetas de resumen, las gráficas y las secciones de estimación:
- Rango de fechas: This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Quarter, Last 3 Months, All Time o Custom Range. Una tarea cuenta si se creó o se completó en ese rango.
- Status: elige qué estados incluir.
- Assignee: elige una o varias personas, o haz clic en Assigned to me.
- All Departments y All Types: filtra por departamento o tipo de tarea.
- El selector de sprint: muestra solo las tareas de un sprint.
Para guardar un conjunto de filtros, haz clic en Saved Filters arriba a la derecha, luego en Save Current Filters, ponle un nombre y haz clic en Save Filter.
Tarjetas de resumen
- Total Tasks: las tareas que coinciden con tus filtros.
- Completed: las tareas completadas dentro del rango de fechas.
- Completion Rate: las tareas completadas como porcentaje del total.
- Avg Cycle Time: el promedio de días desde la aprobación hasta que se completa.
- Avg Est. Variance: en las tareas completadas, la diferencia promedio entre las horas registradas y las aprobadas. En rojo y con signo de más significa que las tareas se pasaron.
Gráficas
- Burndown: cuántas tareas siguen abiertas (Remaining) y cuántas están terminadas (Completed) a lo largo del rango.
- Velocity: las tareas completadas cada semana. Aparece una línea de tendencia punteada cuando el rango cubre tres semanas o más.
- Estimate Accuracy: un punto por cada tarea completada, que compara sus horas aprobadas con las horas que realmente se registraron. Los puntos rojos se pasaron del presupuesto.
- Task Throughput by Status: cuántas tareas había en cada estado, semana por semana.
Estimate Accuracy Breakdown
Esta sección revisa las tareas completadas que tienen estimación y tiempo registrado.
- Total Estimated, Total Actual y Overall Accuracy resumen esas tareas.
- La tabla muestra a cada Team Member con sus Tasks, Avg Estimate, Avg Actual y Accuracy.
La precisión es la estimación dividida entre el tiempo que realmente se registró. 100% significa exacto. Menos de 100% significa que el trabajo tomó más de lo estimado; más de 100% significa que tomó menos. Verde es dentro del 10%, amarillo dentro del 30% y rojo es más lejos.
A cada persona se le cuenta su propia parte de la estimación y solo el tiempo que registró ella misma.
La gráfica Estimated vs Actual Hours by Member muestra los mismos números en barras. La barra del tiempo real se pone roja cuando alguien se pasó de su estimación.
Estimate Revisions
Esta sección cuenta los cambios aprobados a las horas de una tarea dentro del rango de fechas, según la persona que los pidió. Ves Revisions, Tasks affected, Hours added y Hours removed, luego una tabla por persona y una tabla By task. Usa By task para encontrar tareas que siguen creciendo. Haz clic en el encabezado de una columna para reordenarla.
Las revisiones antiguas pueden mostrar Not recorded en su tamaño, porque en ese momento no se guardaban las horas que cambiaron. Los conteos siguen completos.
Horas: aprobadas vs registradas
La parte de abajo tiene cuatro tarjetas:
- Hours Approved: las horas aprobadas de las tareas de la lista.
- Hours Logged: el tiempo registrado en ellas. Se pone rojo y dice Over budget cuando el tiempo registrado es mayor que el aprobado.
- Hours Left: qué parte del tiempo aprobado sigue sin usarse, en porcentaje.
- Variance: lo registrado menos lo aprobado. Un signo de más significa que se pasó del presupuesto.
Las tareas que siguen esperando aprobación, que se regresaron para cambios, rechazadas, canceladas o archivadas no cuentan en estas tarjetas.
Hours Comparison by Task
Cada tarea muestra tres barras: Estimated, Approved y Logged. El número registrado se pone rojo cuando es mayor que las horas aprobadas. Haz clic en una tarea para abrirla.
Para acotar la lista:
- Elige un periodo en el menú junto al título: This Week, This Month, Last Month, Last 3 Months o All Time.
- Escribe en Search tasks... para buscar una tarea por nombre.
- Usa Status y Assignee para filtrar.
- Haz clic en Sort para pasar por Newest, Oldest, High Priority, Low Priority y Manager priority.
Ten en cuenta:
- El periodo elige las tareas según la fecha en que se crearon. This Week son los últimos 7 días y This Month los últimos 30 días.
- Logged cuenta todo el tiempo registrado en la tarea, no solo el de ese periodo. Para ver el tiempo por fecha, usa My report o la hoja de tiempo del equipo.
- Estos filtros son independientes de la barra de filtros de arriba.
Cómo se cuentan las horas
- Estimated es el tiempo que se pidió. Approved es el tiempo que un aprobador aceptó. Si una tarea todavía no tiene horas aprobadas, se usa su estimación.
- Las horas de una tarea incluyen sus subtareas.
- Si las horas se definen por persona, el total de la tarea es las horas por persona por el número de asignados.
- En una tarea recurrente, el total es las horas por ocurrencia por las ocurrencias hasta ahora.
- Logged son las entradas de tiempo de la tarea. El tiempo importado de antes de que tu equipo usara TaskFlow cuenta igual como estimado, aprobado y registrado, así que no cambia la variación.